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Domina a la mensajería instantánea

En mi empresa, la mensajería instantánea predomina. Es una poderosa herramienta de comunicación pero también es peligrosa si no aprendes a dominarla. Es peligrosa porque cuando me mandas un mensaje, interrumpes mi ritmo de trabajo. Si lo haces bien (y por las razones correctas) te agradeceré que me hayas escrito. Si lo haces mal o por las razones equivocadas, me molestará la interrupción y me preguntaré si he contratado a la persona equivocada.

Estás bajo un microscopio cada vez que mandas un mensaje instantáneo. Afortunadamente, es fácil ser bueno para manejar la mensajería instantánea. Esta es una lista de requisitos y unos cuantos ejemplos (reales) que puedes aprovechar.

1. Empieza con el contexto general – ¡Yo no leo mentes y no sé lo que estabas pensando 30 segundos antes de que me escribieras! Por ejemplo:

MALO:

“Eric, ¿Tienes en mente una fecha de entrega para las aplicaciones?”

BUENO:

“Eric, para el programa de becas del que hablamos ayer – ¿Tienes en mente una fecha de entrega para las aplicaciones?”

2. Incluye un enlace acerca de lo que te estás refiriendo. Hazlo cada vez que quieras que yo vea una página web – aunque creas que tengo abierta la página y solo debo actualizarla. Haz esto siempre. Por ejemplo:

ACEPTABLE:

“Asunto arreglado”

ESTUPENDO:

“http://justjobs.com/academy/dont-suck-at-e-mail/ -> asunto arreglado”

3. Usa un ejemplo real. Si una imagen vale más que mil palabras, ¡dame esa imagen! Por ejemplo:

MALO:

“¿Debo incluir solo el título del entrevistado o también una breve descripción, como cuando dices Supervisor Administrativo para la entrevista de RN?”

BUENO:

“http://careerconfessions.ning.com/forum/topics/certified-nursing-assistant -> ¿qué te parece el título? ¿debo agregar ‘- Supervisor Administrativo’ al final?”

4. Copia y pega una conversación importante para otras personas o en otros sitios. Si hablamos de algo que involucra a más individuos y tienen que estar enterados, mándales un correo electrónico con una copia de nuestra conversación. Si nuestra conversación está relacionada con un tema documentado en un wiki, en un foro o en un sistema de administración de proyectos, cópiala y pégala en esa ubicación. O si es algo que no está documentado y necesita llevarse un registro de ello, ¡encárgate de eso!

5. Considera que yo nunca vi tu mensaje, si no te envié una respuesta. Vuelve a intentarlo o manda un correo electrónico.

6. No mandes frases cortadas y no esperes que yo te responda con un “Hola” antes de que me mandes información. Si crees que yo estaré ahí a la espera de cada una de tus palabras, te veré como una persona ineficiente y desconsiderada.
Por ejemplo:

MALO:

“oye Eric” (esperas que yo responda)
“con respecto a ese artículo sobre enfermería” (luego empiezas a escribir de nuevo)
“¿crees que debo aceptarlo tal cual?” (y comienzas a escribir otra vez antes que yo te responda…)

BUENO:

“Eric, respecto al artículo de enfermería, ¿crees que debo aceptarlo tal cual?”

7. Usa la Mensajería Instantánea para realizar una comunicación puntual y/o conoce las preferencias de tus compañeros de trabajo. Ten mucho cuidado al enviar mensajes fuera del horario normal de trabajo. Si me mandas un mensaje a las 9 PM, espero que sea una emergencia (a menos que yo esté esperando información de última hora o que sea algo que yo te he pedido).

8. Archiva tus mensajes y no me hagas la misma pregunta dos veces. Busca la respuesta en tus archivos si no te acuerdas de algo. Si tu programa de mensajería instantánea no lleva un registro, en vez de esta herramienta usa pidgin.

9. Resume al final de una conversación sustanciosa. Por ejemplo:

ACEPTABLE:

“entendido, gracias, hablamos después”

ESTUPENDO:

“Entonces para resumir, Eric, quieres ordenar todo el hardware nuevo este cuatrimestre a excepción de los dos chips Xeon, ¿correcto?”

10. Copia y pega la pregunta que estás respondiendo (o el comentario al cual estás respondiendo). Si se ha hecho más de una pregunta en algún otro momento de la charla, no me hagas adivinar lo que estás respondiendo. Por ejemplo:

ACEPTABLE:

“pon ‘<PRE>’ antes de la clave y ‘</PRE>’ después”

ESTUPENDO:

“¿Cómo formateas codigo cuando publicas en BaseCamp? -> pon ‘<PRE>’ antes de la clave y ‘</PRE>’ después”

Bono extra: Haz preguntas que puedan ser respondidas con un sí o un no. Contextualiza tus preguntas para que entiendas mi respuesta si te contesto con una o dos palabras. Es posible que te esté escribiendo desde mi celular, así es que facilítame la respuesta. Por ejemplo:

MALO:

“¿Está bien que le de a ella la entrevista de Horacio o prefieres publicarla en ezine?”

BUENO:

“¿Está bien si le doy la entrevista de Horacio a Gaby?”

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Eric Shannon


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