LatPro.com

Domina al correo electrónico

Actualmente, es muy probable que tu primer contacto con tu jefe y tus compañeros de trabajo sea por correo electrónico. Así es que debes dar una buena primera impresión – ¡aprende a dominarlo! La mayoría de la gente no lo logra y luego no entiende por qué nadie le responde.

Cuando los correos electrónicos que envías son inadecuados, los destinatarios terminan por ignorarlos o borrarlos. Aquí esta la manera en que debes mandar correos electrónicos. Si la lista te parece muy larga, con que abarques los primeros tres puntos ya serás mejor que el promedio de los empleados en lo que respecta al manejo del correo electrónico.

1. ¡Usa el espacio donde dice “asunto”! Escribe de 2 a 7 palabras en ese espacio para que resumas el motivo de tu mensaje. Si estoy buscando tu correo, las palabras clave que anotes como asunto me ayudarán a encontrarlo entre el resto de los correos que me enviaste, si acaso nos escribimos constantemente. Aclara si el correo no requiere respuesta.

2. Sólo escribe tres enunciados, en la mayoría de los casos. Si una de esas frases es una pregunta, ponla al final. No hagas más de una pregunta. Cuando empiezas una conversación estas tres frases serán lo más importante. El gesto revela que valoras tu tiempo y no lo pierdes escribiendo largos párrafos acerca de algo que no me interesa, que no me importa, o que no he pedido. Esto demuestra que también valoras mi tiempo. Quiere decir que comprendes que el trabajo en equipo y la comunicación es como un juego donde la pelota va de un lado a otro con ritmo – como en un partido de ping-pong. Debes entender que entre más largo sea tu mensaje — es más probable que pospondré su lectura y no te contestaré. Tu mensaje largo es como una pelota de básquet rebotando en una mesa de ping pong. Eso está muy mal.

3. ¡Añade una firma a tu información de contacto! Si me obligas a buscar esa información, ya no me caíste bien. Te tardarás cinco minutos en hacer tu firma y eso demostrará que me tienes consideración y que sabes manejar una computadora.

4. ¡Revisa tu ortografía! Y si estás escribiendo un mensaje muy importante, imprímelo antes de enviarlo y léelo en voz alta. Así detectarás todos los errores.

5. Responde rápidamente los correos importantes. Si no puedes dar una buena respuesta inmediatamente, avisa que recibiste el mensaje y que contestarás en cuanto puedas.

6. Manda un aviso por Mensajería Instantánea, cuando envíes un correo importante. Si me mandas un correo que consideres urgente o sumamente importante, avísame por otro medio para asegurar que lo buscaré. Yo prefiero la mensajería instantánea, pero debes saber qué prefiere tu jefe (celular, mensaje de texto, etc.)

7. Escribe de nuevo, si no recibes una respuesta. Verificar si recibí el mensaje no es ninguna molestia – significa que eres responsable, que te interesa generar resultados y que no pones pretextos. Demuestra que comprendes que puedo recibir muchos correos o que me concentro en varias cosas a la vez y que necesito tu apoyo.

8. Usa el teléfono si el correo electrónico no funciona. Por favor no me digas que no recibiste una respuesta al mensaje que me enviaste y demás excusas. Toma el teléfono. Esto demuestra que sabes que el correo electrónico es solo una herramienta y no es la favorita de todo mundo, que tú harás el trabajo con los instrumentos que tienes a la mano según las circunstancias.

9. Controla tu correo aprendiendo los atajos que te ofrece tu teclado, al igual que los filtros. Esto demuestra que tienes un manejo eficiente del correo electrónico (es un elemento clave de nuestro trabajo hoy en día).

10. Comprende las preferencias de tu jefe respecto a lo que debe decirse en un correo, en un mensaje instantáneo, por Intranet/wiki/sistema de administración de proyectos. Pregunta cuáles son las preferencias de tu jefe respecto a quiénes debes copiar los mensajes y sobre qué asuntos. No te conviertas en esa persona que hace que los demás pierdan el tiempo leyendo cosas que no les incumben.

Puntos extra – nunca mandes un archivo adjunto cuando no hay razón que lo justifique. ¡Los archivos adjuntos son un desastre! De ser posible, en vez de copiar y pegar información en una hoja de Excel o en un documento de Word, pégala en el mismo correo.

La perfección se logra, no cuando no hay nada más que agregar, sino cuando no hay nada qué eliminar.

– Antoine de Saint-Exupery

trabajar con inteligencia  siguiente >

Eric Shannon


Deixe um comentário

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.